一、六西格瑪管理法概述
西格瑪是希臘文的一個(gè)字母，在統(tǒng)計(jì)學(xué)上用來表示標(biāo)準(zhǔn)偏差值，用以描述總體中的個(gè)體離均值的偏離程度。而在六西格瑪管理法中，六西格瑪是一個(gè)目標(biāo)，意味著每一百萬個(gè)機(jī)會中只有3.4個(gè)錯(cuò)誤或故障。上世紀(jì)80年代末，美國摩托羅拉公司(Motorola)首創(chuàng)了六西格瑪管理方法，這是一個(gè)建立在統(tǒng)計(jì)學(xué)基礎(chǔ)上的全面質(zhì)量管理方法，以追求完美為目標(biāo)的管理理念。其重點(diǎn)是將所有的工作作為一種流程，采用量化的方法分析流程中影響質(zhì)量的因素，找出最關(guān)鍵的因素加以改進(jìn)從而達(dá)到更高的顧客滿意度。藉此管理方法，摩托羅拉公司確立了國際電子制造業(yè)的領(lǐng)先地位，同時(shí)也使得世人開始知曉這一管理方法。
六西格瑪管理方法是典型的定量決策系統(tǒng)，和傳統(tǒng)方法相比，它更強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的作用，強(qiáng)調(diào)運(yùn)用統(tǒng)計(jì)手段和各種技術(shù)去發(fā)現(xiàn)過程問題的本質(zhì)規(guī)律，通過“D-M-A-I-C”的方法體系進(jìn)行改進(jìn)，從而從根本上消除問題。其中:
定義D:界定核心流程和關(guān)鍵顧客，站在顧客的立場，找出對他們來說最重要的事項(xiàng)，也就是關(guān)鍵要理清團(tuán)隊(duì)章程，以及核心事業(yè)流程。
測量M:找出關(guān)鍵評量，就是要為流程中的瑕疵，建立衡量基本步驟。這是六西格瑪項(xiàng)目的關(guān)鍵工作，是體現(xiàn)六西格瑪主題之一，以事實(shí)和數(shù)據(jù)驅(qū)動管理的具體表現(xiàn)。其主要有兩個(gè)目的:一是收集數(shù)據(jù)，確認(rèn)問題和機(jī)會并進(jìn)行量化。二是梳理數(shù)據(jù)，為查找原因提供線索。
分析A:探究誤差發(fā)生的根本原因。運(yùn)用統(tǒng)計(jì)分析，檢測影響結(jié)果的潛在變量，找出瑕疵發(fā)生的最重要根源。所運(yùn)用的工具包含許多統(tǒng)計(jì)分析工具，包括相關(guān)回歸分析、方差分析、假設(shè)檢驗(yàn)、各種圖形分析工具等等。
改善I:找出最佳解決方案，然后擬定行動計(jì)劃，落實(shí)執(zhí)行。這個(gè)步驟需要不斷測試，以確認(rèn)改善方案是否真能發(fā)揮效果，減少錯(cuò)誤。
控制C:確保所做的改善能改持續(xù)下去。衡量不能中斷，才能避免錯(cuò)誤再度發(fā)生。在過去許多流程改善方案里，往往忽略了控制的觀念;而在六西格瑪管理中，控制是它能長期改善品質(zhì)與成本的關(guān)鍵。因而控制階段的主要任務(wù)就是對前幾個(gè)階段所取得的改善成果進(jìn)行保持，確保過程不再回復(fù)至改善前的狀態(tài)。
二、六西格瑪在企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控中的應(yīng)用
1、財(cái)務(wù)內(nèi)部控制包括以哪些內(nèi)容
建立健全企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理是企業(yè)成功的關(guān)鍵，企業(yè)內(nèi)部控制評價(jià)在完善企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)管理方面發(fā)揮了重要的作用，但是如果缺少一套有效的計(jì)量食和分析方法，就會使其作用受到一定程度的限制。六西格瑪理論可以為該企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)提供一種良好的管理工具，從而有效地改進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制評價(jià)。財(cái)務(wù)內(nèi)部控制包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容。
第一，貨幣資金控制。
貨幣資金包括現(xiàn)金和各種存款。良好的貨幣資金業(yè)務(wù)的控制制度對于現(xiàn)金業(yè)務(wù)的錯(cuò)誤記錄和舞弊行為的發(fā)生有防治作用。
第二，財(cái)務(wù)預(yù)算控制。
財(cái)務(wù)預(yù)算控制是使用最為普遍的控制手段。它是財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的日常工作，在財(cái)務(wù)內(nèi)部控制中的地位是十分重要的。
第三，績效評價(jià)。
績效評價(jià)控制是指企業(yè)通過對經(jīng)營業(yè)績的考核評價(jià)來規(guī)范企業(yè)各級管理者的行為。它不是強(qiáng)電控制過程而是強(qiáng)調(diào)控制目標(biāo)，因此，只要各級管理目標(biāo)已實(shí)現(xiàn)，企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)也就實(shí)現(xiàn)了。
第四，組織規(guī)劃控制。
主要包括財(cái)務(wù)治理結(jié)構(gòu)的科學(xué)設(shè)置、財(cái)權(quán)和財(cái)務(wù)控制權(quán)的合理分割、明確與財(cái)務(wù)管理相關(guān)的各職能部門間的橫向或縱向財(cái)務(wù)關(guān)系、不相容職務(wù)的分離等。
第五，內(nèi)部審計(jì)控制。內(nèi)部審計(jì)是對會計(jì)的控制和再監(jiān)督。對會計(jì)資料進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，既是內(nèi)部財(cái)務(wù)控制的一個(gè)組成部分，又是內(nèi)部財(cái)務(wù)控制的一種特殊形式。
第六，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范控制。
風(fēng)險(xiǎn)一般是指某一行動的結(jié)果具有變動性。風(fēng)險(xiǎn)防范，是隨市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的深入逐漸形成同時(shí)引起人們重視的。各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)性活動不可避免地存在各種風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)人們樹立了風(fēng)險(xiǎn)意識以后，就要有相應(yīng)的措施對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和控制，以達(dá)到發(fā)展事業(yè)降低和避免風(fēng)險(xiǎn)，取得最佳經(jīng)濟(jì)效益的目的。
2、開展六西格瑪管理準(zhǔn)備工作
天行健咨詢公司以財(cái)務(wù)內(nèi)控和六西格瑪方法的理論為基礎(chǔ)，以某化工制造企業(yè)為實(shí)例進(jìn)行研究分析，從而為國內(nèi)企業(yè)實(shí)施六西格瑪方法改善財(cái)務(wù)內(nèi)控總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。該化工制造企業(yè)向各地區(qū)的財(cái)務(wù)主管以及內(nèi)審人員作了一次關(guān)于企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控管理滿意率的月度問卷調(diào)查，調(diào)查時(shí)間共計(jì)六個(gè)月，機(jī)構(gòu)得到的平均滿意率僅為63.78%。要通過六西格瑪方法來改善加強(qiáng)企業(yè)自身的財(cái)務(wù)內(nèi)控管理，需先行開展準(zhǔn)備工作。
首先，開展培訓(xùn)。
即針對項(xiàng)目管理進(jìn)行脫產(chǎn)培訓(xùn)。由大師級黑帶(MBB)帶領(lǐng)，以理論結(jié)合實(shí)際案例分析的方式教學(xué)，以使項(xiàng)目管理者能夠掌握六西格瑪管理方法的理論基礎(chǔ)，并熟練應(yīng)用相關(guān)的JMP分析軟件。
其次，進(jìn)行組織分析。
為了改進(jìn)企業(yè)的財(cái)務(wù)內(nèi)控狀況，項(xiàng)目管理者先對整個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)內(nèi)控過程進(jìn)行分析，了解各部門的組織功能；之后與涉及到此項(xiàng)目的相關(guān)部門，進(jìn)行初步的溝通和討淪，藉此建立起一個(gè)跨功能和無邊界組織的環(huán)境，從而提供團(tuán)隊(duì)建設(shè)的基礎(chǔ)。
最后，組織團(tuán)隊(duì)建設(shè)。
六西格瑪管理的成功很大程度上依賴于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，因此，天行健咨詢公司結(jié)合企業(yè)實(shí)際清況，組建了一支七個(gè)人的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。該團(tuán)隊(duì)由項(xiàng)目管理者負(fù)責(zé)帶領(lǐng)，大師級黑帶監(jiān)督指導(dǎo)，另有五位團(tuán)隊(duì)成員。
3、六西格瑪實(shí)施改進(jìn)過程
在完成了上述準(zhǔn)備工作之后，以改進(jìn)財(cái)務(wù)內(nèi)控的管理水平為項(xiàng)目，企業(yè)按照六西格瑪管理的五步改進(jìn)體系(D-M-A-I-C)開始實(shí)施改進(jìn)工作。
①定義階段D
企業(yè)希望通過提高各地區(qū)財(cái)務(wù)主管以及內(nèi)審人員的滿意率來大幅改善企業(yè)的財(cái)務(wù)內(nèi)控管理水平，因此項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層溝通之后，將改進(jìn)的目標(biāo)定義為通過六西格瑪管理方法減少70%的不滿意率，既將相關(guān)人員對財(cái)務(wù)內(nèi)控的整體滿意率提高至89.13%。
同時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對問卷調(diào)查結(jié)果作了初步的分析，發(fā)現(xiàn)由發(fā)票遺失引起的不滿率占了整個(gè)不滿意率的58.22%，遠(yuǎn)超過其它因素，因此項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)決定對財(cái)務(wù)內(nèi)控的改進(jìn)將主要針對發(fā)票遺失的問題。
②測量階段M
企業(yè)已對財(cái)務(wù)內(nèi)控狀況進(jìn)行了一次滿意率的問卷調(diào)查，獲取了第一手的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，但是產(chǎn)生這些數(shù)據(jù)的測量系統(tǒng)并沒有經(jīng)過系統(tǒng)性的分析，如果數(shù)據(jù)失真或者誤差很大，都將直接導(dǎo)致分析失敗以及決策失敗，從而使得改進(jìn)財(cái)務(wù)內(nèi)控這一目的無法實(shí)現(xiàn)。因此，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)把注意力集中在這些數(shù)據(jù)的質(zhì)量上，并通過JMP軟件對獲得數(shù)據(jù)的測量系統(tǒng)進(jìn)行考察分析。
首先分別將每個(gè)月度的滿意率輸入JMP軟件進(jìn)行穩(wěn)定性評估和精確性評估，并進(jìn)行P值假設(shè)檢驗(yàn)。在穩(wěn)定性評估中，整個(gè)測量系統(tǒng)的“單個(gè)測量值”以及“移動極差”都處于控制上限及控制下限之間，表示整個(gè)測量系統(tǒng)的穩(wěn)定性處于一個(gè)可控制的狀態(tài)，無需對此進(jìn)行調(diào)整或者改進(jìn)。而在精確性評估P值假設(shè)檢驗(yàn)中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將過去六個(gè)月的平均滿意率63.78%設(shè)為假設(shè)均值，最終在檢驗(yàn)中得到的P值為0.8703，遠(yuǎn)高于檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)a的0.05，表示在假設(shè)均值和檢驗(yàn)均值之間并沒有顯著的差異，既問卷調(diào)查得出的63.78%的滿意率是可以接受的。
最后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)計(jì)算了差錯(cuò)率百分比（%Out of Spec），既:
差錯(cuò)率百分比（%Out of Spec）=（目前滿意率-目標(biāo)滿意率）/目標(biāo)滿意率
=(63.78%-89.13%)/89.13%
=28.44%
隨后通過JMP軟件使用該百分比計(jì)算了目前的滿意率下財(cái)務(wù)內(nèi)控的西格瑪級別，結(jié)果顯示目前狀況下財(cái)務(wù)內(nèi)控的西格瑪級別僅為2.07，處于一個(gè)比較低的水準(zhǔn)，需要大幅改進(jìn)。
③分析階段A
在確定了測量系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是準(zhǔn)確可靠的之后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要確定導(dǎo)致財(cái)務(wù)內(nèi)控現(xiàn)有問題產(chǎn)生的關(guān)鍵原因。
首先，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與相關(guān)員工在召開的會議中使用了頭腦風(fēng)暴法，收集了大量的潛在可能原因，并根據(jù)魚骨圖分析及關(guān)鍵原因評估表確定了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)認(rèn)為的關(guān)鍵原因。
隨后根據(jù)發(fā)票遺失的相關(guān)書籍記錄使用JMP軟件進(jìn)行了分布圖的分析驗(yàn)證，驗(yàn)證結(jié)果顯示其與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)分析出的關(guān)鍵原因保持一致，由此確定造成財(cái)務(wù)內(nèi)控問題現(xiàn)狀的根本原因?yàn)?
原因一：以郵寄方式遞送的發(fā)票被直接送至了文印間，且不需要簽收。
原因二：員工報(bào)銷單整理歸檔所使用的掛簍無法固定住單據(jù)，導(dǎo)致單據(jù)散落遺失。
原因三：用于發(fā)票歸檔的文件夾上只標(biāo)注憑證號碼，無其他信息，導(dǎo)致難以從諸多文件夾中找到相應(yīng)的發(fā)票原件。
④改進(jìn)階段I
首先，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及員工在召開會議中再次使用了頭腦風(fēng)暴法，收集了大量的改進(jìn)方案，隨后對這些方案進(jìn)行矩陣圖分析，通過對“對缺陷的影響”、“實(shí)施的難易度”、“實(shí)施所需的準(zhǔn)備時(shí)間”和“成本影響”四個(gè)指標(biāo)的綜合打分最終確定了改進(jìn)方案:
1）所有的快遞郵件都送至員工處并由員工親自簽收，不再遞送至文印間。如果三次遞送該員工卻都不在的話，轉(zhuǎn)送至該部門秘書處簽收。
2）在公司內(nèi)網(wǎng)盤上設(shè)立一個(gè)表格，當(dāng)會計(jì)人員錄入發(fā)票之后，將憑證號碼記錄至表格中，以此控制發(fā)票錄入狀況。
3）重新設(shè)置每種類型發(fā)票的對應(yīng)條形碼范圍，以更快捷清晰地監(jiān)控掃描狀況。
4）在將發(fā)票歸檔的文件夾歸還至各地區(qū)財(cái)務(wù)主管之前，用長尾夾將掛簍中的員工報(bào)銷單全部固定住。
5）在公司內(nèi)網(wǎng)盤上先行設(shè)置發(fā)票歸還明細(xì)記錄表，包括公司代碼、憑證號碼的范圍和憑證日期等，同時(shí)將表格打印出來附在相應(yīng)的歸檔文件夾上，既有歷史記錄可查詢也方便各地財(cái)務(wù)主管整理查詢歸檔文件夾。
在改進(jìn)方案實(shí)施之后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)使用之前的調(diào)查問卷對各地區(qū)的財(cái)務(wù)主管以及內(nèi)審人員做了六個(gè)月的問卷調(diào)查，最終得到的結(jié)果是平均滿意率上升至了88.95%，財(cái)務(wù)內(nèi)控的西格瑪級別從改進(jìn)前的2.07上升至了4.76，六西格瑪項(xiàng)目獲得了初步的成功，取得了預(yù)期的目標(biāo)。
⑤、控制階段C
在項(xiàng)目改進(jìn)完成之后，如果沒有后續(xù)的控制實(shí)施，員工們很有可能又會回到改進(jìn)前的工作流程之中，如此整個(gè)財(cái)務(wù)內(nèi)控的管理又會倒退到最初的較低水平中去。因此，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)設(shè)立了一份詳細(xì)的控制計(jì)劃，并協(xié)調(diào)各方管理層進(jìn)行管理監(jiān)督，從而能夠長期保持住改進(jìn)內(nèi)控管理而取得的成果:
1）由郵件收發(fā)室安排人員每天核查簽收單，確保所有的發(fā)票均遞送至相關(guān)員工處并由其親自簽收。
2）財(cái)務(wù)部門掃描組的小組長每天核查掃描記錄表，確保所有完成掃描的發(fā)票均登記至表中。
3）財(cái)務(wù)部門安排人員每月復(fù)核所有的員工報(bào)銷單是否都已用長尾夾固定住，確保沒有散落的單據(jù)。
4）財(cái)務(wù)部門安排隊(duì)員每月復(fù)核歸還明細(xì)表是否及時(shí)等記并打印粘附在相應(yīng)的歸檔文件夾上。
在控制計(jì)劃實(shí)施之后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)使用之前的調(diào)查問卷對企業(yè)各地區(qū)的財(cái)務(wù)主管及內(nèi)審人員追加了六個(gè)月的問卷調(diào)查，最終得到的結(jié)果是平均滿意率為90.99%，可見企業(yè)財(cái)務(wù)內(nèi)控管理的改進(jìn)保持住了穩(wěn)定的效果，整個(gè)六西格瑪項(xiàng)目獲得了最終的成功，企業(yè)的財(cái)務(wù)內(nèi)控管理水平籍此上升到了一個(gè)新的臺階。
隨著世界經(jīng)濟(jì)全球化的加速發(fā)展，市場競爭越來越激烈，一個(gè)企業(yè)自身能否有效的運(yùn)行很大程度上取決于其內(nèi)控管理的水平，尤其是財(cái)務(wù)管理方面，良好的財(cái)務(wù)內(nèi)控可以有效保障企業(yè)的這一經(jīng)濟(jì)命脈，同時(shí)也使企業(yè)在財(cái)務(wù)管理中能夠精益求精。而如何來加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)控來提高企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平呢？六西格瑪管理就是一個(gè)全新的思路和方法。
