針對存在的問題,我們可以采取相應(yīng)的各種對策:


1.提前一個月成立項目評審會議,并在會前一周、三天、一天對相關(guān)會議人員進行提醒確認,確保重要人員通過郵件、電話或面對面交流的方式準時參會。


2.盡量把會議時間定在干擾少、流程負責(zé)人相對自由的時間,避開月初、月末、周一、周五下午等時間段。


3.最好每周一次,至少兩周一次,導(dǎo)師給項目負責(zé)人項目指導(dǎo),討論精益六西格瑪工具應(yīng)用,避免給項目評審會帶來技術(shù)問題。


4.宣布項目評審會議的議程,明確會議討論的是項目的進度報告、需要的資源、方案的選擇等需要大家參與的問題,嚴格按照既定的議程召開會議。


5.充分利用高層領(lǐng)導(dǎo)的支持。是公司持續(xù)改進活動的最大受益者,高層領(lǐng)導(dǎo)的親自參與可以讓流程負責(zé)人明白精益六西格瑪項目的重要性。可以設(shè)立總裁或總經(jīng)理的月度項目評審會議,邀請總裁或總經(jīng)理及相應(yīng)的流程負責(zé)人參加。通過類似活動的建立,可以將高層領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注付諸實踐,提高大家的參與度。


6.在審查結(jié)束后24小時內(nèi),通過電子郵件告知每個人審查的結(jié)果和將要采取的措施。及時分享項目評審中發(fā)現(xiàn)的一些最佳實踐,表彰先進,促進過程負責(zé)人參與項目評審的主動性。


7.如有必要,可以采用每一項打分公示的方法,督促落后者。評分項目可以包括項目進度、改進結(jié)果、內(nèi)部和外部客戶滿意度等。評估可以按區(qū)域或法人進行,也可以按黑帶、綠帶等項目類別進行。


8.提供幾個優(yōu)秀的項目報告樣本給項目負責(zé)人參考。雖然項目報告樣本可能會讓項目負責(zé)人失去創(chuàng)造力,機械地忽略自己項目的特殊性,但對于初學(xué)者來說,有幾份優(yōu)秀的項目報告作為參考還是利大于弊的。


9.向項目負責(zé)人解釋如何寫項目報告。傳統(tǒng)的六西格瑪報表包含了大量復(fù)雜的工具,但是缺少解釋文字,初學(xué)者很難自學(xué),所以給項目負責(zé)人提供項目報表樣本遠遠不夠。花幾個小時統(tǒng)一培訓(xùn)項目負責(zé)人,講解項目報告的整體結(jié)構(gòu)和前后頁的邏輯關(guān)系,是一種非常高效的方法。


10.導(dǎo)師每次進行項目輔導(dǎo),最好有書面輔導(dǎo)記錄,并在項目報告中記錄需要改進的地方。這樣的記錄對項目負責(zé)人精益六西格瑪水平的提升很有幫助。您也可以將教練記錄的副本發(fā)送給流程經(jīng)理,以便他或她能夠及時了解項目的進度。


11.向項目負責(zé)人解釋寫項目報告需要時間,但也是整理工作思路的好方法。寫報告的能力是一種能力,是必備的能力。只有多加練習(xí),才能熟能生巧,化痛苦為輕松,在短時間內(nèi)完成一份高水平的報告。


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